【オフィス移転のスケジュール】流れや期間、やるべきことをリストとともに解説

オフィス移転は、期待が高まる反面、多大な労力が必要です。スケジュール管理を徹底して計画的に準備することが欠かせません。「いつ、何をしたらよいだろう」と悩む方も多いでしょう。

そこで今回はオフィス移転の６ヶ月前からオフィス移転後のスケジュールについて、詳しく解説します。

オフィス移転成功のカギは丁寧なスケジュール

オフィス移転は、スケジュールが曖昧だと「予定日までに引っ越しが終わらなかった」「移転がスムーズにできず業務に支障が出た」といった問題が発生するかもしれません。

生産性や競争力を低下させるようなこれらの事態を避けるためには、スケジュールを丁寧に立てることが大切なのです。

スケジュールを立てる上で重要なのが、余裕を持たせること。不測の事態が起こる可能性が大きい移転プロジェクトでは、各工程の期間を最短より長めに設けることがおすすめです。

オフィス移転の基本的な流れ

オフィス移転のスケジュールは、半年以上前から立て始めるのが最適です。現物件の解約予告は６か月前に行うのが一般的で、この解約予告前から計画を立てることでスムーズに準備を進められるでしょう。

それでは、具体的な流れをご紹介します。

このように、オフィスの移転の準備は６か月前から着手し始めると大きなトラブルなく進めることができるでしょう。弊社では、お客様に合った『移転スケジュール表』を作成しているため、ぜひお気軽にご相談下さい。

それでは、次に各工程についてより詳しく解説していきます。

オフィス移転のスケジュールで設けるべき工程

オフィス移転には、多くの工程が発生します。内装工事をする必要があるオフィス移転の場合、規模にもよりますが４ヶ月～６ヶ月前には移転先のオフィスを決定していることが理想です。気に入った物件が見つからない可能性も考慮に入れて、移転希望日の１年〜14ヶ月前くらいから始めた方がよいでしょう。

オフィス移転スケジュール【全体】

全体的なスケジュールを把握し、落ち着いて準備を進めましょう。100坪程度のビルへ移転する場合、条件の合意から実際に契約書が締結するまでに１ヶ月程度かかります。

契約と同時に、内装をはじめとするさまざまな作業を開始し、契約後すぐに工事や発注ができるようにしましょう。 オフィス家具の発注から納品までにかかる期間は、最低約１ヶ月です。

オフィス内のリノベーションにかかる期間は、１〜３ヶ月です。それを見越して、引越し予定日の４〜５ヶ月前までには、オフィスの賃貸条件合意まで進めておきましょう。そのために物件の絞り込みは７～８ヶ月前、移転先の決定は６ヶ月前を目標にしてください。

オフィス移転スケジュール【６ヶ月前】

オフィス移転の６ヶ月前は、すでに新オフィスが決定し具体的な準備を進める段階です。主なスケジュール、やるべきことは以下の通りです。

新オフィス移転先の決定

オフィス移転の６ヶ月前までには、移転先を決定しましょう。移転探しの物件を探す際は、コスト削減なや業務効率化などといった移転目的を明確にすることで、最適な物件を見つけやすいでしょう。

家賃費用や建物の状況はもちろんですが、社員が出社したり仕事をしたりしやすいアクセス環境であるかなどを考慮することも欠かせません。

移転スケジュールの作成

新しいオフィスが決まり引越しが確定したら、スケジュールを作成しましょう。現オフィスの引き渡し希望日、引越し予定日、内装工事の期間などのスケジュールを組み、それに合わせて準備を進めます。

新オフィスのプランニング

設定した引越し日から逆算し、電話やインターネットの開通日と方法、内装工事の方向性や工事にかかる期間を決めましょう。デスクや椅子などの家具や什器の搬入日を確認することも大切です。

解約通知を行う

現オフィスを立ち退くために必要なのが、解約通知です。退去日の６ヶ月前に行うのが一般的ですが、オーナーとの賃貸借契約の内容によっては変動します。契約内容を確認し、期限内に通知を出しましょう。

解約通知には、解約日や現場回復に関する事項を記載します。その後、鍵や保証金の返却期日などについて確認し、計画を進めましょう。

オフィス移転業者の選定

引越し作業や内装工事など、移転に必要なことを依頼する業者を選びます。複数業者から見積もりを取り、サービス内容を比較検討することが大切です。

オフィス移転スケジュール【４〜５ヶ月前】

オフィス移転４〜５ヶ月前はオフィスの移転が近づき、具体的な準備が本格化する時期です。この期間は移転の成功を左右する重要なスケジュールが詰まっています。

やるべきことは以下の通りです。１つずつ詳しく解説します。

原状回復工事業者の選定

退去するオフィスの原状回復工事に向けた準備を開始しましょう。自社で業者を選定する場合は、複数の業者から見積もりを取ったうえで選定しましょう。

引越し業者の選定

数ヶ月後の引越しを依頼する業者の選定です。複数の業者に見積もりを出し、費用だけでなくサービス内容や保証内容を検討して総合的に判断しましょう。

依頼する際は、ある程度正確に荷物の量を伝えることが大切です。そのために、必要な荷物や処分するものを分類し表を作成しましょう。

壊れそうな部品や、高価な物品、精密機械など持ち運びの際に特に注意してほしいものについて確認することも重要です。

新オフィスのレイアウト決定

新オフィスのレイアウトを決める作業も開始します。スペースを有効活用し、業務効率化と社員の快適性向上を実現するプランを考えましょう。

部署同士が連携しやすい配置にするため、現オフィスの状況や業務内容を分析して課題点を洗い出したり、社員へのアンケートを実施したりします。

さらに、家具の配置や通信設備など、必要な設備や物をリストアップすることも大切です。

新オフィスの工事の契約を進める

オフィスの内装工事を依頼する業者を決定し、契約を進めます。複数の業者から見積もりをもらい、費用や施工実績などを踏まえて判断しましょう。

イメージ通りのオフィスにするためには、こちらの希望を正しく伝えることが大切です。理想に近い写真を用意するなど、イメージを具体化できるものを用意しておくとよいでしょう。

家具や什器など必要なものの発注

オフィス家具や什器は、予算を考慮した上で、デザイン性や機能性がオフィスの動線と合っているものにしましょう。発注後は、納期や搬入のスケジュールを調整します。

社員に向けた移転の通知

新しいオフィス環境や引越しの計画など移転に関する情報を、社内で共有しましょう。情報をまとめた資料を社員に配布すると、分かりやすいでしょう。

オフィス移転スケジュール【１〜３ヶ月前】

オフィス移転の１〜３ヶ月前は、移転が近づき、いよいよ現実的になってくる時期です。引越し当日に向けて、確実に準備を進めましょう。

オフィス移転の１〜３ヶ月前の主なスケジュール、やるべきことは以下のとおりです。

旧オフィス原状回復工事の開始

工事業者と最終的な立ち会いを行い、原状回復工事を開始します。工事内容を確認し、引越し後できるだけ早く工事に取りかかりましょう。

印刷物（名刺・パンフレット等）の住所変更

社員の名刺やパンフレットなどは、住所が変わると移転先の住所へと全て作り直す必要があります。ホームページやゴム印、伝票、封筒など元オフィスの住所を記載しているものも同様です。

各種届出の準備

オフィスの移転に伴って、官公庁にさまざまな届け出をする必要があります。例えば、住所変更届や郵便転送届、防火管理者選任届、本店移転登記申請書などが該当します。

書類によって提出時期や期限はバラバラです。どの書類をどのタイミングで提出するのか調べ、ミスのないようにしましょう。

取引先への連絡

オフィス移転の少なくとも１ヶ月前には、取引先へオフィスの移転について連絡することが大切です。早めに連絡することで、取引先が新しい住所や連絡先の変更に対応する時間を確保できます。

直前になって連絡すると、取引先を混乱させ会社の信頼を損なう危険性があるため、抜かりなく行いましょう。

新オフィスへの什器の搬入

デスクや椅子などのオフィス家具や什器の搬入をして、オフィス環境を整えます。発注しているものが全て搬入されているかや、ネットワーク機器や電話機の設定が完了しているかチェックしましょう。

引越し作業

引っ越し作業では、荷物の種類ごと梱包したり中身が分かるようにラベルを貼ることがおすすめです。壊れやすいものや高価なもの、精密機器などがある場合は、引越し業者に必ず伝えましょう。

オフィス移転スケジュール【移転後】

オフィス移転後は、新たな場所で実力を発揮するために奮闘することでしょう。オフィス移転後に行う業務も多くあるので、予定をしっかりと組んで漏れなく取り組むことが大切です。

オフィス移転後にやるべきことには、以下のようなものが挙げられます。

関係省庁へ届け出を出す

１ヶ月前に開始した作業を引き続き進め、関係省庁へオフィス移転に関する届け出を提出し、法的手続きを完了します。

例えば、法人の本店所在地を変更した場合、２週間以内に法務局へ「本店移転登記申請」を提出しなければなりません。

市町村役場や税務署へは新しいオフィスの住所変更届、年金事務局へは健康保険・厚生保険に関する住所変更を移転前と移転後に届け出ます。

その他、労働保険に関する住所変更を移転前と移転後の労働基準監督署へ届け出る必要があります。また、ハローワークへの届け出も必須です。

消防署や食品衛生監督署、建築基準監督署などに許認関連の申請をしている場合も、住所変更を申請します。

原状回復工事を完了させ旧オフィスを明け渡す

原状回復工事は、旧オフィスを受け渡す1ヶ月前から開始するのが一般的ですが、オフィスの大きさによっては１ヶ月以上かかる可能性も否定できません。業者とよく話し合い、工程を確認しましょう。

工事が終わり、旧オフィスをオーナーに引き渡したら完了です。

銀行口座やクレジットカードの住所変更をする

移転後に速やかに仕事を開始するために、銀行口座やクレジットカードの住所変更をすぐに行いましょう。窓口で直接行うケースや、インターネットや郵送で対応できるケースがあります。

届出印や本人確認の書類、登記簿謄本などが必要となる可能性がありますので、事前に確認しておきましょう。

要注意！内装工事が長期化するリスク

2024年10月の内閣府からの発表によると、５年前と比べ「工期の遅れ」による設備投資が遅れたという事例が増えています。

背景のひとつが、同年４月から建設業界に適用された時間外労働上限規制です。これに人手不足も伴い、現代は工事期間が長期化する傾向があります。

内装工事が必要なオフィス移転においては、工期が想定より長くなる可能性があります。移転予定日から逆算した上で、充分な期間を設けるようこころがけましょう。

（引用元：内閣府「建設業の工期長期化と設備投資の動向」）

スケジュール通りのオフィス移転成功事例

弊社がサポートさせていただいたオフィス移転事例をご紹介します。移転の目的やプロセス、成功のポイントを通じて、スムーズなオフィス移転のヒントをお伝えします。

おしゃれなラウンジで社内コミュニケーションも活発に：外資系企業の移転事例

Marcus Evans Events Japan Limited様は、従業員のモチベーション向上と業務環境の最適化を目的にオフィス移転を計画しました。移転準備は約２年前から開始されましたが、新型コロナウイルスの影響で一時中断を余儀なくされました。

しかし、状況の変化に応じて柔軟に対応し、計画を再調整したことで、適切なタイミングで移転を実現。長期的な視点でのスケジュール管理と、外的要因に左右されない柔軟な対応が成功の鍵となったのです。

また、移転後は業務効率が向上し、社員の定着率も改善されるなど、移転計画の戦略的実行が好影響をもたらしました。

Marcus Evans Events Japan Limited 様の事例について、詳しくはこちらをご覧ください。

求職者への想いと社員の「働きやすいオフィス」を目指す：人材系企業の移転事例

株式会社マイナビ様は、事業拡大に伴う人員増加に対応するため、オフィス移転を決定しました。

新オフィスの選定から内装デザイン、引越しまでのスケジュールを綿密に計画し、業務への影響を最小限に抑えることに成功。特に、事業拡大に伴う急激な組織変化の中で、オフィス環境が社員の生産性に与える影響を考慮し、働きやすいレイアウトを実現しました。

移転後のオフィスでは、部署間のコミュニケーションが活性化し、業務効率が向上。成長戦略と連携した移転計画の重要性を示す好例となりました。

株式会社マイナビ 様の事例について、詳しくはこちらをご覧ください。

BCP対策・社員のモチベーション向上に寄与する環境の整備：金融系企業の移転事例

コモンズ投信株式会社様は、事業の継続性と社員の働きやすさを向上させるため、オフィス移転を実施しました。

移転にあたっては、適切なスケジュール管理を行い、事前準備を徹底。特に、業務への影響を最小限に抑えるために、移転スケジュールを細かく調整し、関係者との綿密な連携を図りました。

また、新オフィスでは、社員のコミュニケーションを促進するレイアウトを採用し、働き方の多様化にも対応できる環境を整備。

計画的な移転プロセスと明確な目的設定が、移転後の生産性向上や社員の定着率向上につながった事例です。

コモンズ投信株式会社 様の事例について、詳しくはこちらをご覧ください。

スケジュールをしっかりと組みオフィス移転を進めよう

オフィスの移転は、一大プロジェクトです。綿密に計画し、スケジュールを立てて進めることで、円滑にオフィス移転ができます。新しい環境で新たな可能性に挑戦する機会も増え、大きな成果をもたらせるでしょう。オフィスの移転は大きなチャレンジです。どうしたらよいか悩む企業も少なくありません。

スタログでは、移転の流れやスケジュールを確認できる資料を無料でダウンロードいただけます。また、お電話、フォームからのお問い合わせも受け付けています。オフィス移転でお悩みの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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