【オフィス移転事例】理念が日常に根付く、全員が集まれるオフィスを再構築

株式会社トライバルメディアハウス（以下、TMH）は、デジタルマーケティング支援企業です。経営・ブランド戦略からSNS・プロモーション施策まで一気通貫でご支援をしています。また創業以来、数多くの書籍や講演を通じて培ってきた確かな信頼とブランド力を基に、消費者・社会・企業・マーケター・自社に喜びを与える「五方よし」の実現をめざしています。

数多くの会社のマーケティングにまつわる課題の解決に貢献してきた同社ですが、社員の出社頻度の増加に伴いスペースの拡充が必要と移転を決断。さらに、それまで課題に感じていた、会社が大切にしている価値観や理念を根付かせることにも着手しました。

本稿では、管理部の春日様と土肥様に、移転の背景、直面した課題、新オフィスで実現したこと、そして今後の展望まで詳しく伺いました。

狭小化を機に、社員交流の活性化をも目指すオフィス移転計画がスタート

――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。

TMH様：全員が固定席を持てるよう、オフィスのスペースを広げたいと考えたのがきっかけです。それまでのオフィスでは、社員全員分の席数が確保できず、オンライン等を利用しながら仕事を進める環境でした。コミュニケーションをとる機会がどうしても限られてしまうこともあり、多くの企業にあるように社員同士の関係性強化の課題を抱えていました。課題の解決に向け、全員が出社してもゆとりをもって働けるオフィスが欲しいという方針の下、今回の移転計画が始まりました。

会社が大切にしている直接のコミュニケーションや活気ある雰囲気づくりの浸透においても、オフィスが果たす役割は非常に大きいです。そのため、単なる広さだけじゃない、社員同士の関係をも深められるようなオフィスを探していました。

――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。

TMH様：コロナ前の、社員同士の交流が活発で活気ある雰囲気を呼び起こしたいという点です。本来、私たちの会社では対面でのコミュニケーションを大切にしています。しかし、コロナ禍を機にオンラインでの仕事が常態化するなか、同じ場所にいないためか発言が消極的になるなど、オンラインならではのコミュニケーションの限界を感じていました。

また、オンラインのみでのコミュニケーションの場合、どうしても仕事上の会議でしか顔を合わせる機会がありません。仕事でのかかわりが深いメンバーとしか会う機会が無いと、人間関係が部署内に偏ってしまうなど、限定的になってしまいます。社内の活気の面で考えますと、仕事から離れ、部署の枠も超えた関係性が欠かせません。

活気や楽しく仕事をするといった文化を若い社員に浸透させることも、交流機会の少ない今の形態では難しいという課題も感じており、一体感の高まる空間で働きたいという思いもありました。

――そのような課題は解決されましたでしょうか。

TMH様：座席数については、当初の希望通り大幅に増やすことができました。現在は全体の８割程度を利用しており、今後採用していくであろう新しいメンバーの座席も十分に確保できています。さらに、席を増やした上でも空間にゆとりは十分あるので、窮屈に感じることもありません。

社内の雰囲気においても、全員が出社できる座席数を整えられたメリットは大きいです。全員での出社日を設定できるようになったことで、それまでになかった部署を超えた交流が増えました。以前のようなにぎやかな雰囲気が戻ってきて、私自身も懐かしい気持ちになっています。

仕事面でも、やはり対面での方が意見交換が活発になります。空間を共有できないオンラインならではの、周りに遠慮しすぎて発言できない、といった悩みも、対面での会議ではなくなりました。現在は、ホワイトボードを使いながらその場で意見の共有・議論ができています。

全員が集まれるオフィスで、リモート時代に失われたつながりを再生

――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。

TMH様：まずは予算を明確に定め、その範囲内で選ぶことを重視しました。居抜きやセットアップといったオフィス仕様にはこだわっていなかったので、スリースターさまからいただいた物件の選択肢を踏まえて検討。最終的には、それまでずっとシェアオフィスを利用していたことから、ストレスのない移転ができるだろうと考え同じシェアオフィスへの移転を決断しました。

――現在のオフィスで気に入っているポイントはどこですか。

TMH様：やはり、執務室の広さは気に入っている点のひとつです。作業中のメンバーの邪魔にならずに会話できるスペースができたことで、仕事以外の会話が本当に増えましたね。部署の垣根を超えたグループでの会話も見られるようになっています。以前と違う、落ち着きある室内の雰囲気も気に入っているポイントです。来客時の事を考えると、お客様に安心感を与えられると思います。

レイアウトは、なるべく大掛かりな什器を置かないシンプルなつくりになるよう配慮しています。長らく全員でオフィスを使う環境ではなかったので、どういう使い方になるのかイメージが湧きにくいところがありました。そのため、移転した後でも社員の意見を取り入れながら最適な環境づくりができるよう、変化を加えやすいシンプルな設計、という決断に至りました。

あとは、当社専用の会議室。シェアオフィスですので、本来執務室以外は他社様との共用になるのが一般的かと思います。ですが、今回の移転を共に進めてくださったスリースターの木村さまが、当社だけで使える会議室をオーナー様との交渉の上で用意してくださいました。

――あらためて、当社の対応についてご感想をお聞かせください。

TMH様：今回、スリースターさまには初めて依頼させていただきましたが、こちらの数多くの要望に対して本当に誠意ある対応をしていただき感謝の気持ちでいっぱいです。

移転に当たり、いくつかの業者さまに要望を伝えた上で資料の提案を求めたところ、木村さまはどこよりも膨大な資料を準備してくださり、ここまでしてくれるのかと深い感銘を受けました。

実は、私たちの方で移転の方針がなかなか定まらず、何度も要望の追加や変更をお願いしてしまいました。それにもかかわらず、木村さまは一つ一つの要望に対して真摯に向き合ってくださったんです。計画になかったエリアでも、予算内で条件に合う物件があれば提案してくださいましたので、当社の意向を最大限汲み取ってくださっていると感じました。選択肢を多く提示してくださった事が、本当に心強かったです。

一人での計画進行には本当に不安がありましたが、木村さまがとことん話を聞いてくださり、最後まで私たちに寄り添って進めてくださいました。いざというときに頼れる方がいることの安心感は、本当に心強かったです。

――オフィス移転後の社内からの反応はどうでしたか。

TMH様：会話の機会が増えて、互いを理解しながら仕事ができています。移転初日には、移転を記念したキックオフイベントを開催し、全員で盛り上がりました。

飲食店がたくさんあるオフィス周辺の環境も、移転して良かったと思える点のひとつです。出社を増やす前は会う機会の少なかったメンバーも多くいますが、食事の時間はそういったメンバー同士が関係性を深めるきっかけになると思っています。

執務室の雰囲気も、以前と比べて格段に明るくなりました。以前は、小さなスペースで互いに遠慮し、仕事以外の会話は共用ラウンジ等の執務室以外でしていました。現在は、広い執務室でも気兼ねなく会話できるので、毎日にぎやかに仕事をしています。

新しいオフィスで始めたのが、コロナ禍の前には対面で実施していた全体朝礼です。リモートが定着してからはWEBで行っていましたが、全員で会社に集まれるようになったので対面に戻しました。今回の移転を機に、マイクとスクリーンとプロジェクターを購入しまして、イベント感覚で楽しめるような形で行っています。

出社が増えたこともあり、以前実施していたイベント（たとえば、新しく入社してこられる方の机を風船などで飾り付けをして、初日にみんなで迎える、というような事）も行っています。

新オフィスを、理念を共有し文化を育てる場所へ

――会社として今後取り組んでいきたい事はありますか。

TMH様：全員集まれるオフィスに移れたので、これを機にさらに当社のパーパス・ミッション・ビション・バリューが根付いた会社にしたいです。同じ空間で全員の考えが共有できれば、社内の結束もより強まるでしょう。そうした全員参加型の組織にできれば、アイディアも生まれやすくなると思います。

私たちは、これまでに培ってきたソーシャル時代を軸としたマーケティングに関する独自のノウハウを、書籍やセミナー等で積極的に発信しています。こうした外部に対して会社のイメージを確立する取り組みを重視してきた分、この熱量を社内にも注いでいきたいです。

新しいオフィスがもたらしてくれる効果も数多くあると思っています。全員で働ける空間で、より深く一緒に働く仲間を知り、会社の文化に直に触れられることの意義はやはり大きいです。

――最後にオフィス移転を考えている方にアドバイスがあればお願いいたします。

TMH様：移転を進めるにあたっては、プロジェクト全体を段階ごとに細かく分けるWBSをきちんと設定してスケジュールを立てることが重要だと思います。それを基に、私の場合はまず経営陣の優先事項を詳細に把握するよう努めました。そのうえで、現場により近い位置にいる私自身の立場も活かして、経営陣の要望を現場目線をもって最適化してから、仲介の方に要望を提出するように心掛けました。

ほとんどの会社の場合、移転の際仲介会社さまの協力を求めることになると思いますが、どこにお願いするかは非常に重要です。選定にあたっては、こちらの要求に対してどれだけ誠意ある回答をもらえるかは、特に重視すべき点だと思います。あとは、メリットだけでなくデメリットを隠さず伝えてくれるかも大切です。それだけこちらの意向に真摯に応えてくれているのが感じられます。

スリースターさまには、どんな提案にも根気強く対応してくださり本当に感謝しています。要求以上の提案を再三にわたってしてくださり、何度も助けていただきました。今後も頼りにしたい、と思える会社さまだと思います。

――貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。

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