オフィス移転に必要な手続きとは？移転前と移転後に分けて詳しく解説！

オフィス移転をする際、どんな手続きが必要で、それらをどうやって進めたらいいのか、戸惑うのではないでしょうか？そこで今回は、移転に必要な手続きを移転前と移転後に分けてご紹介していきます。

移転前に行う手続き

現オフィスの解約通知

オフィスを退去したい場合、オフィスの貸主宛てに解約通知を出す必要があります。オフィスの場合、退去日の６カ月前までに届出を行うのが一般的です。

電話架設の申し込み

電話架設の申し込みは、移転が決まってからすぐに行うのが理想的です。電話は移転後の業務にも必要不可欠となりますので、忘れずに手続きをしておきましょう。

申込の際に必ず確認すべきなのが、電話番号の引継ぎが可能かどうかです。変更が必要となる場合は、取引先への周知が必要になります。

郵便局への転居届

郵便局への転居届も、移転が決まったらなるべく早めに行いましょう。この手続きが無いと必要書類の郵送が滞り、業務に支障をきたす恐れがあります。

具体的には、郵便物届け先変更届を現オフィスを受け持つ郵便局に提出する必要があります。

移転後に必要な手続き

労働基準監督署への届出

労働基準監督署へ届け出る必要があるのは、下記の３点です。

• 労働保険名称・所在地等変更届（変更日の翌日から10日以内）
• 労働基準法に関するもの適用事業報告（遅滞なく）
• 安全管理者責任報告（遅滞なく）

安全管理者責任報告には、免許証の写しが必要になります。

消防署への届出

消防署へは防火管理者選任届によって、防火対象物の防火上の管理を行う資格のある人を選出して登録する必要もあります。

銀行・クレジットカード会社への届出

銀行やクレジットカード会社に、住所変更届を行うことも必要となるかもしれません。オンラインでできる手続きもあれば、必要書類を記入しての郵送での提出などを行う必要がありますので、その都度確認しましょう。

公共職業安定所への届出

公共職業安定所へは、雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。事業主に関する住所や名称、所在地などを変更する際に、変更日の翌日から起算して10日以内の届出が必要となります。

法務局への届出

移転日から２週間以内にしなければならないのが、法務局への本店移転の手続きです。本店を移転する場合には、必ず法務局に変更内容を申告しなければなりません。支店の移転でも同様で、支店移転の変更届を移転日から３週間以内に行う必要があります。

本店移動の場合には、本店移転登記申請書（2部）、株主総会議事録、取締役会議事録又は取締役の過半数の一致を証する書面、支店移転の場合には登記申請書、登録免許税納付用台紙、そして支店移転に関する事項を決議した議事録（代理人による申請の場合は委任状）が必要となります。

税務署への届出

税務署には、

• 事業年度、納税地などの変更異動届（遅滞なく）
• 給与支払い事業所の開設、移転、廃止届出書（移転日から１カ月以内）

事業年度、納税地などの変更異動届は、移転手続完了後の登記簿謄本を用意したうえで忘れずに提出しましょう。給与支払い事業所の開設、移転、廃止届の際に必要な書類としては、記薄謄本または登記する事項によっては、変更の事実を証明できる書類の写しがあります。

まとめ

このように会社の移転に伴う変更書類は多いですが、どれも重要で漏れなく提出しなければなりません。まずは移転が決まった直後から、移転後の一定期間のうちに提出すべき書類の種類を整理して、その提出に必要となる種々の書類も準備しておきましょう。できる限り前もって準備を進めておけば、実際に提出する際に非常にスムーズです。

業務を行いながら、移転に伴う手続きを行うのは思った以上に負担になるものです。その時になって書類の不備などが出ないように、余裕をもってしっかりと上記の記事を参考に手続きをすすめてください。移転先でスムーズに業務を移行するためにも、移転に伴う手続きで足止めを食うことの無いようにするためにも、やはり事前の確認、準備が大切です。