【オフィス移転やることリスト】オフィス移転でやるべきこととは？流れや期間についても徹底解説

オフィスの移転は、６～８ヶ月程度にまで及ぶ大きなプロジェクトです。そのため、スケジュールごとのやることリストが成功に不可欠となります。

今回は、オフィス移転を効率よく進めるためのやることリストや注意したいポイントについて、移転の流れに沿って詳しく解説します。

【〜６ヶ月前】現オフィスのチェックに関するやることリスト

オフィス移転には６ヶ月以上かかるといわれており、物件探しやオーナーとの契約内容交渉期間を入れると遅くとも８ヶ月前には物件を絞っていたほうがよいでしょう。

実際に新オフィスの物件が決まったら、現在のオフィスをオーナーに返却する準備に入ります。

解約予告の時期の確認・解約通知

オフィス移転が決まったら、現オフィスのオーナーに対して解約予告を出します。

解約予告を出す時期は一般的に退去の６ヶ月前ですが、契約内容によって異なります。そのため、契約時に作成した「賃貸借契約書」を確認しましょう。

解約予告を忘れて退去すると、違約金が発生する可能性も少なくありません。トラブルが起こらないよう、余裕を持って準備を進めましょう。

新オフィスへの入居可能時期を確認

新オフィスにいつ入居できるのか、入居可能時期を確認しておきましょう。具体的には、鍵の受け渡し時期、オーナー側の工事が完了しているかなどを確認しておくことがおすすめです。

現オフィスの解約までに新オフィスの入居ができる状態に整い、引越しも完了している必要があります。スムーズに移転できるよう、必ず確認しておきましょう。

現オフィスの原状回復の条件を確認

現オフィスを立ち退く際、借主はオフィスを元の状態に戻して返却しなければならないことが多く、新オフィスの準備と並行して準備を進める必要があります。

具体的な内容は契約書によって異なりますが、設備のクリーニングや、備品の撤去、設置したパーテーションの撤去などが一般的に含まれます。

また、工事はオーナーやテナントビルが指定した工事会社に依頼しなければならい場合も多い（B工事）ので、忘れずにチェックしてください。

原状回復スケジュール、費用の確認

原状回復の条件を確認したら、工事のスケジュールを組みます。要らなくなった備品の処理方法や費用などについて確認しながら進めましょう。

スケジュールと併せて必要な費用も計算しましょう。オーナーやビル側とトラブルにならないように、事前に打ち合わせすることも大切です。

保証金（敷金）の返済時期を確認

現オフィスを契約した際の保証金（敷金）の返済時期を確認しましょう。賃貸借契約書に記載されている内容をチェックした後、オーナーや不動産会社などの管理業者に再確認しましょう。返還時期だけでなく、敷金から差し引かれる費用、返金方法などについても把握しておくことは大切です。

保証金（敷金）の返済時期は、多くの場合敷金の引き渡しから3〜6ヶ月程度です。現オフィスの保証金（敷金）を、新オフィスの保証金（敷金）に利用できない可能性が高いでしょう。

【〜６ヶ月前】新オフィスの選定・プランニングに関するやることリスト

オフィス移転の６ヶ月前は、退去するオフィスの原状回復と並行して新オフィスを選定し、準備が本格的にスタートします。

移転する目的を明確化させる

オフィスを移転する際は、なぜ移転するのか目的を明確にしましょう。目的を明確にするなら条件に合った働きやすい環境を整えられるためです。結果的に、社員の満足度も高められるでしょう。

例えば、コスト削減のためなのか、生産性をアップするためなのか、事業の拡張のためなのかによっても移転する場所や物件の大きさ、選ぶ立地条件などが変わってきます。それとともに、社内の動線やレイアウトなども明確にすることで、新オフィスの選択肢を絞りやすくなるでしょう。

社員の通勤時間・費用の増減を確認する

オフィスの移転は、社員の勤務時間や勤務にかかる交通費用に大きな変化を与えます。新オフィスを決定する前に現オフィスと比べて、勤務時間はどれくらいかかるか、アクセスはよいかなど調べましょう。

また、交通費用の差額も確認することは大切です。通勤時間がかかる場所やアクセスの悪い場所に移転すると、社員が健康障害を抱えたり、業務効率が低下したりするリスクが発生します。アンケートなどを取って慎重に選ぶことも重要でしょう。

オフィスの立地・場所を選定する

新オフィスを選定するにあたって、立地や場所を慎重に選ぶことは重要です。業務効率や事業計画に大きな影響を与えるためです。社員はもちろん、取引先、顧客にとってアクセスしやすい場所を選びましょう。

また、オフィス街、商業施設内、住宅街など周辺環境も考慮し、企業の業務内容に合っているエリアを選定します。周辺に、銀行や郵便局、コンビニ、ランチができる場所があるかなど、近隣の施設を踏まえて決めることも重要といえます。家賃と条件のバランスを考慮し、選定しましょう。

入居テナントを確認する

オフィスの移転先を決定するにあたり、新オフィスの入居テナント情報を考慮することも大切です。例えば自社の事業内容と相性のよいテナントが近くにあると、情報交換や共同プロジェクトの機会が増え事業効率化や事業拡大につながる可能性があります。

また、託児所、レストラン、カフェやジム、クリニックが近くにあると、社員の満足度アップにつながります。

コストを確認する

新オフィスを決定する際は、コストの確認も徹底的に行ってください。コストの確認をするうえで、イニシャルコストとランニングコストの２つを考えましょう。

この他、電話回線やインターネット回線、LAN配線の費用等も必要です。あらゆるコストを計算し、コストパフォーマンスが高いオフィスを選定しましょう。

オフィスのプランニング（レイアウト等）を行う

理想のオフィスを実現するために、オフィスプランニングを行います。オフィスのレイアウトや動線を最適化することで、業務効率がアップできます。快適で働きやすいオフィス環境を作りだすなら、社員のモチベーションも上がるでしょう。
そのためには、現場のニーズや課題点を分析し、使い勝手やコストを考慮することが大切です。コストを掛けるところと削るところを明確にし、予算内で最適なプランを検討しましょう。

移転スケジュールを作成する

オフィス移転に関する詳細なスケジュールを作成し、関係者間で共有することが大切です。移転スケジュールの中で、社員にも関係している内容はシェアし、全員が十分に余裕を持って準備に取り組めるようにしましょう。

スケジュールでは、移転予定日に向けた引越しの計画、新オフィスの準備、旧オフィスの回復作業などの内容や責任者を明確にします。スケジュールを共有することで、全員がスケジュールに基づいて行動できるので、無駄なコストを削減できるでしょう。

【４～５ヶ月前】社内の移転準備に関するやることリスト

オフィス移転の４ヶ月前になると、社内の移転の具体的なスケジュールが本格的に動き出し、社内が慌ただしくなる時期にさしかかります。

引越し業者を選定する

引越し業者の選定も行いましょう。早めに業者を選定することで、希望の日程に移転作業を依頼できます。引越し費用は、移動距離や荷物の量、運ぶものなどによって異なります。業者に見積もりをお願いする前に、処分するものと新オフィスでも使うものを選別したり、精密機器など繊細な荷物がどれくらいの量あるのか見極めたりしましょう。

その後、複数の業者に見積もりを取り、費用面だけなくサービス内容や保証内容、オプションなどを考慮し、総合的に判断して決定しましょう。

内装業者を選定する

内装業者を選定し、工事に着手しましょう。社員が快適に働ける動線や、配置を考えて、全体のレイアウトや具体的なプランを決めます。その後、複数の業者に見積もりをお願いし、よりよい条件や希望通りの仕上げをお願いできそうな業者に決めましょう。見積もりを頼む際は、比べやすいように同じ条件で提出するのがおすすめです。

また、費用だけでなく、対応の仕方、オプションの内容などを考慮し総合的に判断することも大切です。イメージに近いレイアウトの写真をいくつか用意しておくと、理想のオフィスを実現しやすいでしょう。内装を決めると同時に必要な家具や什器をイメージしておくとスムーズに進むでしょう。

社員に移転計画の説明をする

移転スケジュールの詳細な立案とともに、社員へ移転計画に関する情報を説明します。オフィス移転は、社員にとっても大きな変化です。説明することで社員の不安を解消でき、モチベーションの向上につながります。

説明では、移転の目的、スケジュール、新しいオフィスの立地や内装などを伝えましょう。質問応答の場を設けたり、説明内容をまとめた資料を準備したりすることで双方のコミュニケーションがより円滑になります。社員がオフィスの移転をポジティブな変化と受け取るなら、理解や協力を得られやすいでしょう。

オフィス移転の概算費用・総予算を確認する

オフィス移動の概要費用や総予算を計算しましょう。コストを考える際は、新しいオフィスの移転に必要な費用だけでなく、引越しにかかる費用も含めます。

さらに、旧オフィスの原状回復工事費用や、引き渡しまでにかかる家賃、光熱費も把握し計算することも大切です。予算を大幅にオーバーする事態を避けるために、各項目の費用の内訳をして、詳細な見積もりを取りましょう。

また、トラブルや予想外の事態に備えて、予備費用を設けておくことも考慮してください。

【１～３ヶ月前】オフィス移転直前の準備に関するやることリスト

オフィス移転直前は、やるべきことがどんどん増えより動きが目まぐるしくなることでしょう。そんなときこそ、やることリストをもとに焦らず計画的に進めましょう。

移転案内状を作成し、送付する

オフィスの移転は、取引先や顧客に影響を与えます。円滑な関係を維持し、信用関係を保つためにも取引先や顧客へ送る移転案内状を作成し、送付しましょう。

移転案内状には、移転日、新しい住所、電話番号、移転に伴う変更などを伝えます。新しい住所には地図をつけると親切です。手紙で出す場合は、上質な紙を使用して丁寧に印刷しましょう。

加えて、メールホームページやSNS用の移転案内状を作成するのも効果的です。

取引先へ周知し始める

移転案内状の作成に加え、オフィス移転を社内外の関係各所へ周知します。特に、社員の協力なくしては移転をスムーズに行えません。社内にはできるだけ早めに適切なタイミングで周知することで、理解と協力を得られやすいでしょう。

印刷物の住所変更（会社概要・名刺等）の手配をする

企業の住所が載せられている印刷物を変更する手続きを行います。印刷物にはパンフレット、会社案内、チラシなど会社概要の他に名刺、封筒請求書なども挙げられます。細かな作業となるため、見落としている箇所がないか念入りに作業を進めましょう。

印刷物の変更とともに、旧印刷物を処分することも忘れないように気をつけましょう。また、ホームページやSNSの情報も更新する必要があります。

郵便局へ転居届提出する

オフィスの移転に伴い、郵便物の転居届を提出することは重要です。提出を忘れると、重要な郵便物が届かない可能性もあり、業務に支障が出かねません。転居届の提出は、郵便局の窓口やインターネットのe転居サービスからできます。

ホームページには、方法に関する詳しい情報が載せられているので確認しましょう。取引先とのやり取りをスムーズに行い、信頼関係を保つためにも忘れずに提出してください。

設備・リース品などの契約変更手続きをする

スムーズな移転をするために、設備やリース契約の変更が必要となる場合もあります。契約の変更を怠ると、多額の費用が発生するなどトラブルが起こる可能性も否定できません。契約内容を確認し、速やかに対応しましょう。

対象となる設備やリースなどの契約は、電話回線、インターネット回線、コピー機、オフィス家具、セキュリティシステムなどです。 また、企業によっては特別な精密機械や車をリースしていることもあるでしょう。契約内容の変更は可能か、解約金が発生しないかなどを事前に確認します。手続きに時間がかかることを考慮して、早めに手続きを進めましょう。

【移転後】必要な書類の届出に関するやることリスト

オフィス移転後は住所や電話番号などの変更に伴って、さまざまな機関へ届出をしなければなりません。スムーズな移転のためにはやることリストに沿って、必要な届出をもれなく行いましょう。

法務局

法務局へ本店移転登記を行います。申請は移転後２週間以内に行わなければなりません。法務局へ直接赴いて申請できますが、インターネットからの申請も可能です。

申請する法務局が旧オフィスと同じ場合、申請には本店移転登記申請書・株主総会議事録・取締役会議事録などが必要です。異なる場合は、旧所在の管轄法務局で手続きを行い、追加で新オフィス用の本店移転登録申請書と印鑑が要ります。

申請する法務局が旧オフィスと同じ場合の料金は３万円、異なる場合は６万円です。

税務局・都道府県税事務所

本店移転登記後、税務署へ移動届と、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届書を提出します。給与支払事務所等の開設・移転・廃止届書は移転後１ヶ月以内ですが、移動届は移動後できるだけ早く提出しましょう。会社を運営するにあたって、法人税や社員の所得税が発生しますので、さまざまな手続きをスムーズに行うためにも、速やかな対応が必要です。

社会保険事務所・労働基準監督署

社会保険事務所と労働基準監督署へ届出をします。手続きが遅れると、社会保険の手続きが滞ったり、労働保険の給付を受けられなかったりするリスクが伴います。

社会保険事務へは、オフィス移転後５日以内に健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正届）を提出しなければなりません。

労働基準監督署へは移転から10日以内に労働保険名称・所在地等変更届を提出します。

公共職業安定所（ハローワーク）

ハローワークの届出を怠ると、求人情報を提示できなかったり、雇用保険の手続きが滞ったりする問題が発生します。移転後10日以内に届出を提出しましょう。

ハローワークは求職者と求人企業のマッチングを支援する役割があります。企業の情報が最新でなければ、求職者に正しい情報を提供できません。また、社員が離職したり休職したりした場合は雇用保険手続きが必要です。住所変更が変更されないと、不支給になる可能性もあるでしょう。

ハローワークには、雇用保険事業主事業所変更届を出します。必要な提出書類については、管轄するハローワークに事前に確認し準備しましょう。

銀行口座・クレジットカードの住所変更

銀行口座やクレジットカードの住所変更手続きを行いましょう。手続きを怠ると、口座からの引き落としができなかったり、クレジットカードが利用できなくなったりする問題が起こります。また、重要書類や郵便物が届きませんので、スムーズに変更手続きを行いましょう。

住所変更方法は、使用している銀行やクレジットカード会社によって異なります。銀行の場合、銀行窓口や電話、インターネットバンキングからの変更できるケースが多いです。クレジットカードも、窓口、電話、インターネットなどから変えられます。

やることリストを作って円滑にオフィス移転を進めよう

オフィス移転の際は、さまざまな手続きや決定をする必要があります。オフィス移転をスムーズに進めるためには、スケジュールややることリストを作成し計画的に取り組むことが欠かせません。プロジェクトチームを作り、チームが中心となってスケジュールを組んだりやることリストを作成したりして抜かりのないように作業することが大切です。自社だけで作業を進めるのは負担が大きい場合、企業に依頼し相談することも検討できるでしょう。

スタログでは、オフィスの移転に伴う悩みを解消するためのご相談を受け付けています。物件選定から契約、移転まで、お客様の理想のオフィス移転がスムーズに進められるよう、お手伝いさせていただきます。お電話、お問い合わせフォームからのお問い合わせが可能です。オフィス移転を検討中の方は、ぜひお気軽にご連絡ください。

物件選定から契約、移転まで、お客様の理想のオフィス移転がスムーズに進められるよう、お手伝いさせていただきます。お電話、お問い合わせフォームからのお問い合わせが可能です。オフィス移転を検討中の方は、ぜひお気軽にご連絡ください。